Inhaltsverzeichnis
WebErfassung
Einfach. Praktisch. Innovativ.
Die WebErfassung ermöglicht Ihnen eine schnelle und einfache Erfassung der Abrechnungsdaten aus unqualifizierten Krankentransporten oder - fahrten. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Team.
So geht’s: WebErfassung nutzen
Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Werkzeug nutzen. Ganz einfach erklärt – mit Bildern und Beispielen.
Wichtige Hinweise – für einen reibungslosen Ablauf
Bitte lesen Sie diese Hinweise aufmerksam durch. Sie helfen dabei, die Funktionen korrekt zu nutzen – und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf für Sie und unser Team.
Das Webportal (einschließlich der WebErfassung) ist für eine optimale Nutzung auf Google Chrome ausgelegt.
Arbeiten Sie nicht mit mehreren Personen gleichzeitig an einer Einreichung.
Vermeiden Sie das Arbeiten an einer Einreichung in mehreren Tabs.
Die Einsatznummer, die in der WebErfassung für einen Einsatz vergeben wird, muss auf dem entsprechenden Transportschein oder der Verordnung übertragen bzw. notiert werden.
Jede Fehlermeldung hat einen spezifischen Hintergrund. Umgehen Sie diese nicht! Der Grund für die Fehlermeldung ist in der Regel ersichtlich und kann Ihnen bei der Lösung des Problems weiterhelfen. Sollte der Grund nicht klar sein, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Team und schildern Sie das Problem detailliert.
Bei Problemen innerhalb der WebErfassung senden Sie bitte stets einen Screenshot per E-Mail.
Für jede Verordnung muss ein Einsatz erfasst werden. Ein Einsatz kann jedoch aus mehreren Fahrten bestehen, abhängig von der ausgestellten Verordnung (z. B. bei Serienfahrten).
Beim Einreichen einer Abrechnung drucken Sie bitte immer das Abrechnungsprotokoll (dieses finden Sie unter den drei Menüpunkten) aus und legen es zusammen mit den Verordnungen in den Umschlag oder das Paket.
Kopfzeile
(1) Mandantenfilter:
- Sie können Ihre Abfrage je Mandant vornehmen. Wählen Sie die entsprechende Mandantennummer aus, sofern für Sie mehrere zur Auswahl stehen.
(2) Jahresfilter
- Für eine Gesamtjahresabfrage geben Sie in dem Feld "Jahr" die entsprechende Jahreszahl ein.
(3) Patientensuche
- Tragen Sie bitte den Nach- und/oder Vornamen in das entsprechende Feld ein. Sollten Sie sich hinsichtlich der Schreibweise unsicher sein, genügt es, die ersten Buchstaben anzugeben.
- Sollten Ihre Filterkriterien auf mehrere Patienten zutreffen, öffnet sich das Fenster der "Patientensuche", damit Sie eine Auswahl treffen können.
- Wählen Sie den Patienten per Klick aus und Ihnen werden die Einreichungen angezeigt, in denen der Patient erfasst ist.
(4) Einsatznummersuche
- Tragen Sie hierzu die entsprechende Einsatznummer in das entsprechende Feld ein.
- Sollten Ihre Filterkriterien auf mehrere Einsätze zutreffen, öffnet sich das Fenster der "Einsatznummersuche", damit Sie eine Auswahl treffen können.
- Wählen Sie die Einsatznummer per klick aus und Ihnen werden die Einreichungen angezeigt, in der die Einsatznummer erfasst ist.
(5) Status "Offen" und "Eingereicht"
- Der Status "Offen" bedeutet, dass Sie die erstellte Einreichung noch nicht zur Abrechnug an die ZAD GmbH übermittelt haben
- Der Status "Eingereicht" bedeutet, dass Sie die Einreichung bereits zur Abrechnung an die ZAD GmbH übermittelt haben.
Durch das setzen vom Haken werden Ihnen die Einreichungen mit dem entsprechenden Status angezeigt.
(6) +Neue Einreichung
Wenn Sie mit einer neuen Einreichung beginnen möchten, klicken Sie den Button "Neue Einreichung".
Hinweis: Sollten Sie eine neue Einreichung anlegen, aber noch eine Einreichung mit dem Status "offen" existieren, wird folgende Fehlermeldung angezeigt: "Sie haben noch eine offene Einreichung. Diese muss erst abgeschlossen werden. Falls Sie diese nicht in der Tabelle sehen, prüfen Sie das Jahr im Filter."
Tabellenübersicht
(1) Erfassungs-Datum
- Das Erfassungsdatum ist das Datum, an dem Sie die Einreichung angelegt haben
(2) Anzahl Einsätze
- Die Anzahl der Einsätze ist Ihre Anzahl an erfassten Verordnungen. Pro Verordnung muss ein Einsatz erfasst werden. Ein Einsatz kann jedoch aus mehreren Fahrten bestehen (je nach ausgesteller Verordnung).
(3) Status
- Der Status "Offen" bedeutet, dass Sie die erstellte Einreichung noch nicht zur Abrechnung an die ZAD übermittelt haben.
- Der Status "Eingereicht" bedeutet, dass Sie die Einreichung bereits zur Abrechnung an die ZAD übermittelt haben.
(4) Einsätze einblenden
- mit dem Klick auf "Einsätze einblenden" werden Ihnen alle Einsätze angezeigt, die Sie in der vorher ausgewählten Einreichung, erfasst haben.
- Solange der Status der Einreichung auf 'offen' steht, kann jeder Einsatz noch bearbeitet werden. Klicken Sie dazu auf das Stiftsymbol.
- Die angezeigten Einsätze können mit Klick auf "Einsätze ausblenden" wieder verborgen werden
- Wenn die Einsätze angezeigt werden, gibt es die Möglichkeit, über einen separaten Button einen "Neuen Einsatz" hinzuzufügen oder die "Einreichung abzuschließen".
(5) Die "3 Menüpunkte"
- Unter den 3 Punkten können Sie bei einer "offenen" Einreichung einen neuen Einsatz erfassen, die Einreichung abschließen oder die angelegte Einreichung löschen.
- Bei einer bereits "eingereichten" Einreichung können Sie das Abrechnungsprotokoll und die dazugehörige Json Datei downloaden
Hinweis: Das Abrechnungsprotokoll muss bei jeder Einreichung ausgedruckt und zusammen mit den Unterlagen an die ZAD GmbH geschickt werden.
Fahrt erfassen (1. Seite)
(1) Mandant
- Die Auswahl des Mandanten wird basierend auf Ihrer vorherigen Auswahl im "Mandantenfilter" auf der Startseite automatisch übernommen.
(2) Einsatz-Nr.
- Die Einsatz-Nr. muss eine positive Zahl mit höchstens 9 Ziffern sein. Sie können die Nummer selbst eingeben, zum Beispiel 2025100, oder mit der Nummer 1 starten. Danach wird die Einsatz-Nr. automatisch in aufsteigender Reihenfolge vergeben.
Hinweis: Wenn im laufenden Jahr bereits Einsatz-Nr. von z. B. 1 bis 100 vergeben wurden, können Sie die Einsatz-Nr. einmalig auf 101 ändern. Danach wird die Nummer wieder automatisch in aufsteigender Reihenfolge vergeben.
(3) Patient
Um den betroffenen Patienten auszuwählen, klicken Sie den Button "Patient wählen". Danach haben Sie zwei mögliche Vorgehensweisen:
(1) Der Patient wurde von Ihnen bereits abgerechnet/erfasst: Sie suchen einen "bestehenden Patienten":
- Sie können den Patienten unter den angezeigten Kriterien suchen. Alle Kriterien: Geburtsdatum, Nachname, Vorname, Ort, Straße, PLZ sind Suchfelder.
- Geben Sie z. B. für die Suche des Patienten "Max Mustermann" im Feld "Nachname" das Suchwort "Muster" ein und klicken auf "Filter ausführen". Ihnen werden alle Patienten angezeigt, die mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmen.
- Markieren Sie den gesuchten Patienten mit einem Klick auf den Namen und bestätigen Sie mit "Übernehmen".
Der ausgewählte Patient wird dann in einem hellen, gestrichelten Kästchen mit Nachnamen und Vornamen zur Überprüfung angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie die Adresse von einem bestehenden Patienten ändern möchten, klicken Sie nachdem Sie den Patienten gesucht haben, auf. Geben Sie dann die neue Adresse ein und klicken auf "übernehmen". Die geänderten Daten werden gespeichert und sind auch für zukünftige Einsätze hinterlegt.
(2) Der Patient wurde noch nicht abgerechnet oder erfasst: Klicken Sie auf "Neuen Patient anlegen", geben Sie die verfügbaren persönlichen Daten des Patienten ein und klicken Sie auf "Übernehmen". Der Patient wird gespeichert und ist bei zukünftigen Einsätzen unter "Bestehende Patienten suchen" verfügbar.
(4) Betriebsstätten-Nr.
Die Betriebsstätten-Nr. ist ein Pflichfeld, da dies eine Anforderung im Datenträgeraustausch nach §302 mit den Krankenkassen ist. Übernehmen Sie die Betriebsstätten-Nr. von der Ihnen vorliegenden Verordnung. Wenn diese auf der Verordnung nicht angegeben ist, setzen Sie einen Haken im Feld "Unbekannt". Es wird automatisch die 999999999 eingetragen.
Hinweis: Das Setzen des Hakens ist nur zulässig, wenn die Betriebsstätten-Nr. tatsächlich nicht vorhanden oder angegeben ist!
(5) Arzt-Nr.
Die Angabe der Arzt-Nr. ist ein Pflichtfeld, da dies eine Anforderung im Datenträgeraustausch nach §302 mit den Krankenkassen ist. Übernehmen Sie die Arzt-Nr. von der Ihnen vorliegenden Verordnung. Wenn diese auf der Verordnung nicht angegeben ist, setzen Sie einen Haken im Feld "Unbekannt". Es wird automatisch die 999999999 eingetragen.
Hinweis: Das Setzen des Hakens ist nur zulässig, wenn die Arzt-Nr. tatsächlich nicht vorhanden oder angegeben ist!
(6) Genehmigung
Wenn Ihnen eine Genehmigung vorliegt, geben Sie die Genehmigungs-Nr. und das Genehmigungsdatum lt. Genehmigungsschreiben der Krankenkasse in die entsprechenden Felder ein.
(7) Kostenträger
Der Kostenträger ist eine Institution oder Person, die die Rechnung erhält. Es wird zwischen drei verschiedenen Arten von Kostenträgern unterschieden:
- Kassenversichert: Geben Sie zur Suche der Krankenkasse (Feld 7a) entweder die Krankenkassenbezeichnung z. B. AOK Niederachsen oder die IK-Nr. ein.
- Privatversichert: der Kostenträger ist der Patient. Keine weitere Eingabe notwendig.
- Sonstiges (z. B. Betreuer, Krankenhaus): Der Rechnungsempfänger ist in diesem Fall zum Beispiel der Betreuer. Die Adresse muss manuell mit Bezeichnung, Straße, PLZ, Ort und Länderkennzeichen (LK) eingegeben werden.
Hinweis: Die Krankenkasse wird automatisch vorgesteuert, wenn der ausgewählte Patient bereits in einem vorherigen Einsatz erfasst wurde.
(8) Vertrag (ACTK)
Wählen Sie den passenden Vertrag für die Abrechnung mit dem zuvor ausgewählten Kostenträger aus. Bei Auswahl einer Krankenkasse richten Sie die Abrechnung nach den bestehenden Verträgen mit der Krankenkasse aus.
(9) Ausstattung
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Rollstuhl, Tragestuhl, liegend oder keine Ausstattung.
(10) MwSt
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Steuerfrei (0%), ermäßigter Steuersatz (7%) oder Regelsteuersatz (19%).
(11) Rechnungstext für Kostenträger
Sie haben die Möglichkeit, dem Kostenträger eine Nachricht zu hinterlassen. Diese Information wird nach der Rechnungserstellung durch die ZAD GmbH auf der Rechnung vermerkt.
(12) Sobald alle Eingaben vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Weiter", um zur zweiten Seite zu gelangen.
Fahrt erfassen (2. Seite)
Die Reihenfolge der Beschreibungen entspricht der Reihenfolge, in der eine Fahrt erfassen muss!
(1) Transportdatum
Geben Sie das Transportdatum entweder über die Tastatureingabe oder durch Auswahl im Kalender ein. Wenn es sich um eine Serienfahrt handelt, geben Sie zunächst das Datum der ersten Fahrt der Serie ein. Weitere Informationen zur Erfassung von Serienfahrten finden Sie unter Punkt (12). Bitte beachten Sie, dass das eingegebene Datum nicht älter als 3 Jahre sein darf.
(2) Eigenanteils-Typ
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: kein Eigenantiel abziehen (befreit), Eigenanteil abziehen, keine Eigenanteilsrechnung (bereits bezahlt), Eigenanteil an privat berechnen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Auswahl "Eigenanteil an privat berechnen" nur gültig ist, wenn ein Eigenanteilsvertrag mit dem Vertrag mit der ZAD GmbH besteht! Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Team.
(3) Personen
Bei einem Mehrpersonentransport geben Sie die Anzahl der Patienten an.
(4) Hinfahrt/ Rückfahrt
Geben Sie an, ob es sich um eine Hinfahrt und/oder Rückfahrt handelt. Die Auswahl ist Grundlage der Berechnung der Positionsnnummern.
(5) Fahrstrecke von/ Fahrstrecke nach
- Die Fahrtstrecke muss mit der Bezeichnung, LKZ (Länderkennzeichen), Straße und PLZ/Ort angegeben werden.
- Die Patientenadresse kann über das Suchwort "Wohnsitz" automatisch erfasst werden.
- Das Feld "Bezeichnung" ist ein Suchfeld. Haben Sie z. B. eine Adresse: Dr. Mustermann, Mustermannstraße 1, 37154 Northeim, bereits abgespeichert, können Sie die Adresse anhand der Bezeichnung, des Straßennamens, der PLZ/Ort suchen.
(6) Adresse speichern
Wenn Sie eine neue Adresse erfassen, setzen Sie den Haken bei "Adresse speichern". Dann wird die Adresse für zukünftigen Einsätzen gespeichert.
Hinweis: Ist bei einer Adresse der Haken bei "Adresse speichern" nach der Eingabe gesetzt, ist die Adresse bereits gespeichert.
(7) Optionale Angaben
Uhrzeit: Erfassen von optionalen Angaben unterstützt beim Ermitteln der korrekten Positionsnummer
(8) Google-Maps
Sobald die Fahrstrecke vollständig und korrekt eingegeben wurde, haben Sie die Möglichkeit, durch einen Klick auf den Button einen Google-Maps-Link zu generieren. Dies ermöglicht es Ihnen, die gefahrenen Kilometer für die Abrechnung schnell und einfach zu ermitteln. Der Button befindet sich direkt unter der eingegebenen Fahrstrecke.
(9) +Neue Position
- Nach dem Klick auf den Button „Neue Position“ öffnet sich ein Auswahlfenster.
- Die Auswahl der Positionsnummer ist auf den zuvor ausgewählten Vertrag beschränkt (siehe Fahrt erfassen Seite 1, Punkt 8).
- Wählen Sie die entsprechende Positionsnummer für die Abrechnung entweder durch direkte Eingabe der Nummer, geben Sie ein Suchwort ein oder erweitern Sie das Fenster durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil.
Wenn die Positionsnummer ausgewählt wurde, öffnet sich ein neues Fenster. Dabei bestätigen Sie die Eingabe mit "Position anlegen". Wenn Sie mehrere Positionsnummern für eine Fahrt berechnen möchten, klicken Sie erneut auf "Neue Position".
Stimmt die Eingaben mit dem Patienten, der Krankenkasse, dem Vertrag und der Fahrstrecke mit einem früheren Einsatz überein, werden die entsprechenden Positionsnummern automatisch vorgesteuert. Die Eingabe muss jedoch überprüft werden.
Hinweis: Die Anzahl kann bei der Eingabe einer Grundpauschale oder Kilometerpauschale nicht mehr verändert werden. Grundlage dafür ist die Auswahl (4) Hinfahrt/Rückfahrt. Ausgenommen ist die Berechnung einer Wartezeit. Wichtig dabei ist, dass bei einer Wartezeitberechnung die Hin- und Rückfahrt getrennt voneinder erfasst wird (also für Hin- und Rückfahrt je eine Fahrt).
(10) Gesamtwerte Fahrt/ Positionen
Die Gesamtwerte und Positionsübersicht zeigt die Werte Ihrer erfassten Positionnsnummern einer Fahrt. Nachdem eine Positionsnnummer erfasst wurde, kann diese über das Stiftsymbol jederzeit verändert werden. Über das Papierkorbsymbol können Sie eine bereits erfasste Positionsnnummer löschen.
(11) Fahrt speichern
Wenn Sie für die einzelne Fahrt alle Positionsnnummern erfasst haben, bestätigen Sie die Erfassung mit "Fahrt speichern". Die Fahrt wird in die linke Übersicht verschoben und mit einem grünen Haken markiert. Dies bedeutet, dass die Eingabe der Fahrt erfolgreich war.
Tabellenübersicht
(1) Die Anzeige der Tabellenübersicht kann verändert werden.
(2) Die Reihenfolge der einzelnen Fahrten kann entweder nach dem Transportdatum oder der Erfassungsreihenfolge angezeigt werden
(3) Sortierung ab- oder aufsteigend anhand des Transport-Datums
(4) Neue Fahrt erfassen
(5) Markierte Fahrt löschen
(6) Unter den 3 Menüpunkten sind folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Fahrt kopieren
- Fahrstrecke tauschen
- Serienfahrt erfassen
- Alle Fahrten löschen
(7) Übersicht aller erfassten Fahrten in einem Einsatz
(8) Alle erfassten Fahrten werden als ein Einsatz gespeichert.
Hinweis: Pro Verordnung muss ein Einsatz erfasst werden. Ein Einsatz kann jedoch aus mehreren Fahrten bestehen (je nach ausgesteller Verordnung z. B. bei Serienfahrten)
Serienfahrt erfassen
- Unter den 3 Menüpunkten die "Serienfahrt erfassen" anklicken
- Die Auswahl der Tage erfolgt über die Schnellauswahl. Dabei werden die Haken für die einzelnen Tage Ihrer Auswahl automatisch gesetzt.
- Die Angabe der Tage erfolgt über das Kalendarium. Setzen Sie dazu einen Haken bei dem jeweiligen Tag.
- Angaben übernehmen: Auswahlmöglichkeit, welche Kriterien von der Fahrt übernommen werden sollen.
- Bitte klicken Sie auf "Serienfahrt anlegen", um die Serienfahrt zu bestätigen.
Häufig gestellte Fragen – Ihre Antworten auf einen Blick
Sie haben Fragen? Kein Problem! Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen. Falls Sie dennoch etwas wissen möchten, kontaktieren Sie uns einfach!
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