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Inhaltsverzeichnis
Benutzerverwaltung
Benutzerverwaltung
Grundlagen
1.Die Benutzerverwaltung ist in folgende vier Bereiche gegliedert:
Wählen Sie an dieser Stelle als erstes zwischen Neuanlage, Bearbeiten oder Löschen.
Im weiteren Verlauf werden die Daten des Nutzers angelegt/bearbeitet.
Weisen Sie in diesem Punkt Ihrem Benutzer die Mandantennummern zu, auf die er Zugriff haben soll.
Entscheiden Sie hier, welche Menüpunkte für den Nutzer zugänglich sein sollen.
Sofern Sie Online-Kunde sind, verwalten Sie hier die Zugänge zur Erfassung.
2.Felder/Funktionen, die für die gewählte Aktion nicht benötigt werden, werden (zur Verbesserung der Nutzerführung) automatisch gesperrt und ausgegraut.
3.Jegliche Eingaben und Änderungen in der Benutzerverwaltung werden erst übernommen, wenn der Button zum Speichern aktiviert wurde.
Neuanlage
Um einen neuen Nutzer anzulegen, klicken Sie auf den Button 
und tragen die Daten des neuen Benutzers in die nachfolgenden Felder ein:
Info: Benutzername
Der Benutzername darf kein Leerzeichen, Komma, Semikolon, Gleichheitszeichen, Klammern oder %-Zeichen enthalten. Desweiteren darf der Benutzername nicht bereits vorhanden sein. Sollten Ihre Eingaben diesen Kriterien nicht entsprechen, erhalten Sie eine Info. Wenn der Benutzer außerdem im Bereich der Online-Erfassung arbeiten wird, muss aus technischen Gründen der Benutzername mit "z-" beginnen!
Info: Mandantennummern
Sofern der ZAD für Sie mehrere Mandantennummern angelegt hat, wählen Sie bitte eine aus, dem der neue Benutzer zugeordnet werden soll. Sie haben im weiteren Verlauf der Neuanlage noch die Möglichkeit dem Nutzer weitere Mandantennummern zuzufügen. Indem Sie auf den kleinen Pfeil in dem Feld klicken, werden Ihnen alle Mandanten zum Auswählen angezeigt.
Info: Administrator-Rechte
Bei Bedarf haben Sie hier die Möglichkeit Administrator-Rechte an andere Nutzer zu vergeben, wenn Sie "ja" anhaken (z. B. einem Stellvertreter). Für Neuanlagen ist aus Sicherheitsgründen immer "nein" vorgesteuert.
Der Administrator bestimmt eigenständig und eigenverantwortlich die Rechte der Nutzer des Webportals. Das heißt, der Administrator hat Zugang zu allen Untermandanten (sofern mehrere Mandantennummern vorhanden) und allen Funktionen im Webportal. Er kann Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen. Außerdem entscheidet er darüber, welche Informationen/Menüpunkte der Nutzer im Webportal einsehen darf. Auch die Anfrage an den ZAD zur Online-Erfassung wird durch den Administrator gestellt.
Im Anschluss weisen Sie in diesem Punkt Ihrem Benutzer die Mandantennummern zu, auf die er Zugriff haben soll:
Sie sehen im linken Kasten die Mandantennummern, auf die der Nutzer keinen Zugriff hat. Im rechten Kasten dagegen befinden sich die Nummern, auf die er zugreifen kann.
Mit den Pfeiltasten zwischen den Kästen schieben Sie die Mandantennummer hin und her. Wählen Sie eine Nummer aus, indem Sie diese anklicken, oder mit der "Strg-Taste" auch gern mehrere, und klicken auf die Taste mit dem einzelnen Pfeil, um die Nummern von einem Kasten in den anderen zu bewegen. Ihre Auswahl wird blau markiert. Die Taste mit dem Doppelpfeil, verschiebt den gesamten Inhalt von dem einen in den anderen Kasten.
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen bei der Neuanlage bei allen Mandantennummern der linke Kasten ohne Zugriff vorgesteuert sind! Sie müssen diese aktiv zuweisen! Das heißt, wenn Ihr Unternehmen unter nur einer Nummer geführt wird, muss auch diese dem neuen Nutzer des Webportals erst zugeordnet werden.
Entscheiden Sie nun, welche Menüpunkte für den Nutzer zugänglich sein sollen und vergeben Sie diese wie folgt:
Im linken Kasten finden Sie die Punkte, auf die der Nutzer keinen Zugriff hat. Im rechten Kasten dagegen befinden sich seine Zugriffsrechte. Schieben Sie die Elemente mit den Pfeiltasten von dem einen in den anderen Kasten. Wählen Sie sich einen Punkt aus, mit der "Strg-Taste" lassen sich auch mehrere auswählen, und verschieben diesen mit Klick auf den einzelnen Pfeil. Ausgewähltes wird blau markiert. Die Taste mit dem Doppelpfeil, bewegt den gesamten Inhalt von dem einen in den anderen Kasten.
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen auch bei der Neuanlage vorgesteuert ist, dass der Benutzer keine Zugriffsrechte hat. Sie müssen diese aktiv zuweisen!
Info: Vorlagen
Sollten Sie für mehrere Nutzer die selben Menüpunkte freigeben wollen, nutzen Sie die Möglichkeit und legen sich hierfür eine "Vorlage" an. Sie können diese dann auswählen und müssen nicht jedem dieser Nutzergruppe einzeln die Punkte zuweisen. Weitere Informationen zu diesem Punkt finden Sie unter Vorlagen verwalten.
Sofern Sie Online-Kunde sind, verwalten Sie hier die Zugänge zur Erfassung. Hier gibt es verschiedene Stati, die nachfolgend erklärt werden:
Der Status "Deaktiviert" bedeutet, dass der Nutzer im Moment keinen Zugang zur Online-Erfassung hat. Durch Klicken auf "Online-Zugang beantragen" können Sie nun einen Zugang beantragen. Hierbei wird im weiteren Verlauf nach dem Ausführen der Anfrage (und dem Abschließen des Vorgangs durch Drücken des Buttons "Vorgang abschließen") eine automatische Nachricht an den für Sie zuständigen Teamleiter gesendet. Dieser bearbeitet Ihre Anfrage entsprechend und setzt sich ggf. mit Ihnen in Verbindung. Bei Freigabe durch den Teamleiter erhalten Sie als Administrator sowie der ensprechende Nutzer eine Bestätigung per Mail.
Nachdem Sie auf den o. g. Button "Online-Zugang beantragen" gedrückt haben, ändert sich der Status in "Anfrage in Arbeit". Dieser Status erscheint nur solange, wie Sie den Vorgang noch nicht durch Drücken des Buttons "Vorgang abschließen" gespeichert haben. Solange der Status auf "Anfrage in Arbeit" steht, haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage wieder zurückzuziehen, was auch an der Statusinfo zu erkennen ist. Mit dem Abschließen des Vorgangs (und der damit verbundenen Zusendung einer Mail an den ZAD) ist dies nicht mehr möglich.
Der Status "beantragt" bedeutet, dass ein Antrag auf Zugang zur Online-Erfassung an den ZAD erstellt wurde. Der für Ihre Firma zuständige Teamleiter hat hierzu bereits eine Mail erhalten, hat aber Ihre Anfrage noch nicht bearbeitet.
Der Status "Aktiv" bedeutet, dass der Nutzer einen freigeschalteten Zugang zur Online-Erfassung hat. Durch Klicken auf "Online-Zugang löschen" kann hier ohne weitere Rücksprache mit dem Teamleiter der Zugang direkt gelöscht werden.
NEUANLAGE ABSCHLIEßEN
Wenn Sie alle Einstellungen entsprechend Ihrer Wünsche vorgenommen haben, müssen Sie die Neuanlage durch Drücken des Buttons abschließen.
Info: Benutzername bei Online-Erfassung
Wenn ein Nutzer Zugang zur Online-Erfassung erhalten soll, muss aus technischen Gründen der Benutzername mit "z-" beginnen. Sofern dies nicht der Fall ist, erhalten Sie beim Abschließen des Vorgangs einen entsprechenden Hinweis und können unter "Benutzerdaten" den Benutzernamen im gleichen Zuge ändern.
Nach der Betätigung des Buttons wird eine Information an den Nutzer in Form einer PDF erzeugt. Die PDF wird dem Administrator per Pop-Up angezeigt (bitte ggf. auf Ihren Pop-Up-Blocker achten!) und kann nun abgespeichert und/oder ausgedruckt werden. In der PDF stehen Benutzername und Passwort des Nutzers. Diese können Sie dem Nutzer nun mitteilen oder zukommen lassen.
Der neu angelegte Nutzer erhält parallel an die hinterlegte E-Mail-Adresse eine Nachricht. In der Mail befindet sich ein Link über den sich der Nutzer unter Angabe seines Benutzernamen und Passworts verifizieren muss. Im Anschluß wird der Nutzer aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Nach Änderung des Passworts kann der Nutzer nun mit dem Webportal und ggf. der Online-Erfassung arbeiten.
Info: Zugangsdaten Webportal = Zugangsdaten Online-Erfassung
Die Zugangsdaten zum Webportal entsprechen den Zugangsdaten der Online-Erfassung. Ändert man bei einem Nutzer den Benutzernamen und/oder sein Passwort, dann gelten diese Änderungen immer für beide Tools.
Bearbeiten
Rufen Sie sich als erstes den Nutzer auf, dessen Daten oder Rechte Sie ändern wollen. Nutzen Sie hierzu die Suchmöglichkeiten der Benutzerverwaltung Suchen eines Benutzers.
Nehmen Sie anschließend die gewünschte Änderungen vor und speichern Sie Ihre Eingaben durch Drücken des Buttons "Änderungen speichern" (Vorgang abschließen).
Löschen
Rufen Sie sich als erstes den Nutzer auf, dessen Daten oder Rechte Sie ändern wollen. Nutzen Sie hierzu die Suchmöglichkeiten der Benutzerverwaltung Suchen eines Benutzers. Betätigen Sie anschließend den Button 
.
Suchen eines Benutzers
Das System gibt Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um einen Benutzer ausfindig zu machen.
Sie können Ihre Suche auf einen einzelnen Mandanten beschränken oder über alle Mandantennummern (sofern mehrere Mandantennummern vorhanden) suchen.
Mit Eingabe der ersten Buchstaben von Vor- und/oder Zunamen im Feld Suchbegriff sollte der Nutzer schnell zu finden sein. Ansonsten gehen Sie über "Alle anzeigen" und lassen sich alle Nutzer für den ausgewählten Mandanten darstellen. Über diesen Punkt können Sie auch immer schnell einsehen, welche Nutzer im System für eine spezielle Mandantennummer oder für alle Mandantennummern insgesamt vorhanden sind.
Information Verifizierung
Wenn man in der Benutzerverwaltung einen Benutzer aufruft, erkennt man dort, ob dieser bereits erfolgreich seine Mail-Adresse verifiziert hat. Die Information steht im Bereich "Benutzerdaten" unterhalb der Mailadresse des Nutzers.
Wenn man in der Benutzerverwaltung über das Feld "Suchbegriff" einen Benutzer sucht, dann kann man auch in der Ergebnisliste erkennen, welche der dort angezeigten Nutzer "verifiziert" ist und wer nicht.
Vorlagen verwalten
Wenn Sie mehrere Nutzer oder auch wiederkehrende Nutzer haben, die für die gleiche Menüpunkt-Konstellation Zugang erhalten sollen, können Sie sich Vorlagen anlegen. So müssen Sie nicht jedem einzelnen Nutzer immer die einzelnen Punkte zuweisen.
Wenn Sie später in der Benutzerverwaltung für einen Benutzer eine Vorlage gewählt haben, können Sie diese trotzdem ganz individuell anpassen. Sie können weitere Informationen oder Funktionen seinem Zugriffsbereich zufügen oder auch rausnehmen. Sie sind somit auch nach Auswahl einer Vorlage immer noch vollkommen flexibel.
Neuanlage
Klicken Sie auf "Erstellen" um eine neue Vorlage anzulegen. Tragen Sie in dem Feld "Vorlagenname" eine Bezeichnung für diese ein. Anschließend wählen Sie die gewünschten Punkte aus und verschieben diese mit den Pfeiltasten von dem einen in den anderen Kasten. Mit der "Strg-Taste" lassen sich dabei auch mehrere auswählen und verschieben. Ausgewählte Elemente werden blau markiert. Die Taste mit dem Doppelpfeil, bewegt den gesamten Inhalt von dem einen in den anderen Kasten.
Sie speichern diese Vorlage indem Sie den gleichnamigen Button klicken.
Bearbeiten/Löschen
In dem Feld "Suche" gibt es die Möglichkeit nach angelegten Vorlagen zu suchen. Dazu erfassen Sie die ersten Buchstaben des Namens der Vorlage oder Sie lassen sich alle anzeigen, indem Sie auf den kleinen Pfeil an dem Feld klicken, und suchen sich die entsprechende raus.
Im Anschluss können Sie die Vorlage analog wie bei der Neuanlage bearbeiten oder durch Drücken des gleichnamigen Buttons löschen.